Zgłaszanie naruszeń prawa

Wprowadzenie 

Celem Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób zgłaszających naruszenia (sygnalistów) jest wprowadzenie zasad zapobiegania w Instytucie naruszeniom prawa oraz zasad postępowania w przypadku wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Wprowadzenie 

Celem Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób zgłaszających naruszenia (sygnalistów) jest wprowadzenie zasad zapobiegania w Instytucie naruszeniom prawa oraz zasad postępowania w przypadku wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Definicje 

Instytut: Sieć Badawcza Łukasiewicz- Instytut Chemii Przemysłowej Im1enia Profesora Ignacego Mościckiego z siedzibą w Warszawie, ul. Rydygiera 8, kod pocztowy 01-793, wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000857893, NIP: 5252836114, Regon: 387049383

Centrum: Centrum Łukasiewicz z siedzibą w Warszawie, ul. Poleczki 19, 02-822 Warszawa, posiadającym NIP: 9512481668, REGON: 382967128.

Sygnalista: osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące Naruszenia (zaistniałego lub potencjalnego), do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Instytucie w Kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego Naruszenia.
Sygnalistami mogą być osoby fizyczne wykonujące na rzecz Instytutu pracę, niezależnie od formy zatrudnienia (na podstawie umowy o pracę, umowy o pracę tymczasową, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub umowy o świadczenie usług, w tym także stażyści, wolontariusze i praktykanci), osoby fizyczne będące przedsiębiorcami, członkowie organów Instytutu i organów Centrum Łukasiewicz, a także osoby fizyczne świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy Instytutu. Ponadto, Sygnalistami mogą być osoby fizyczne wskazane powyżej, w przypadku dokonania zgłoszenia Naruszenia przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji lub dostarczania towarów, lub gdy taki stosunek ustał, a także osoby uczestniczące w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. 

Naruszenie: działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu jego obejście dotyczące:

1. przepisów prawa powszechnie obowiązującego w zakresie określonym w Ustawie, w tym w szczególności dotyczących:
2. 1. korupcji;
   2. zamówień publicznych;
   3. usług, produktów i rynków finansowych;
   4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   6. bezpieczeństwa transportu;
   7. ochrony środowiska;
   8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
   10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   11. zdrowia publicznego;
   12. ochrony konsumentów;
   13. ochrony prywatności i danych osobowych;
   14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   15. interesów finansowych  Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt a-p. 

lub 

2) regulacji wewnętrznych Instytutu i standardów etycznych obowiązujących w Instytucie, które zostały ustanowione na podstawie  przepisów  prawa  powszechnie  obowiązującego i pozostają z nimi zgodne. 

Działania następcze: działania podjęte przez Instytut w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania Naruszeniu będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w szczególności poprzez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, rekomendacje, działania zapobiegawcze i naprawcze, zgłoszenie do organów publicznych lub zamknięcie postępowania prowadzonego w wyniku dokonanego Zgłoszenia.

Informacja zwrotna: przekazana Sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych Działań następczych i powodów takich działań, w tym  również informacja o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia Naruszenia i środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone Naruszenie.

Działania odwetowe: bezpośrednie lub pośrednie środki (działania lub zaniechania) w Kontekście związanym z pracą, które są spowodowane Zgłoszeniem, Zgłoszeniem zewnętrznym lub Ujawnieniem publicznym i które naruszają lub mogą naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządzają lub mogą wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście lub osobie powiązanej z Sygnalistą1. Za Działania odwetowe uważa się także groźbę lub próbę zastosowania takich środków.

¹ Należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17)

Pełnomocnik do spraw Naruszeń/Pełnomocnik: pracownik Instytutu wyznaczony zgodnie z przepisami Ustawy przez Dyrektora Instytutu, zajmujący się całością zagadnień dotyczących naruszeń przepisów prawa i regulacji wewnętrznych Instytutu.

Kanały Zgłoszeń: sposoby dokonania Zgłoszeń, wymienione w §3 ust 1.

Kontekst związany z pracą: przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, usług lub pełnienia funkcji w Instytucie czy też na rzecz Instytutu, w ramach których uzyskano informację o Naruszeniu oraz istnieje możliwość doświadczenia Działań odwetowych.

Rejestr: rejestr Zgłoszeń Naruszeń prowadzony przez Pełnomocnika.

Regulamin: niniejszy dokument.

Ustawa: ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928).

Zgłoszenie: przekazanie przez Sygnalistę informacji o Naruszeniu za pomocą wybranego Kanału Zgłoszeń.

Zgłoszenie zewnętrzne: ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa, określone w Rozdziale 4 Ustawy.

Ujawnienie publiczne: podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej, określone w Rozdziale 5 Ustawy.

Czynniki ryzyka: uwarunkowania odpowiadające profilowi działalności Instytutu sprzyjające możliwości wystąpienia określonych Naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych, innych obowiązków określonych w przepisach Prawa lub ryzykiem korupcji. Czynniki ryzyka zostały wymienione w załączniku nr 1 do Regulaminu.

RODO: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

§1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 

1. Wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Instytutu, bez względu na zajmowane stanowisko i  formę  zatrudnienia,  powinny  dążyć  do  należytego  i  zgodnego z obowiązującym prawem wykonywania swoich obowiązków oraz przeciwdziałania Naruszeniom i eliminowania Naruszeń, niezależnie od ich rodzaju.
2. Jakiekolwiek celowe działania lub zachowania prowadzące do Naruszeń w działalności Instytutu nie będą tolerowane.
3. Wszelkie Zgłoszenia będą skrupulatnie badane, a ujawnione Naruszenia wyjaśniane i eliminowane.
4. Wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Instytutu, bez względu na rodzaj wykonywanej pracy, formę zatrudnienia oraz zajmowane stanowisko i lokalizację, w której wykonują pracę oraz czynności zawodowe, są objęte ochroną wynikającą z Regulaminu na zasadach w nim określonych, w tym ochroną przed Działaniami odwetowymi. Dyrektor Instytutu, za pośrednictwem Pełnomocnika, jest zobowiązany do przeciwdziałania Działaniom odwetowym i reagowania na Działania odwetowe stosowane wobec Sygnalisty.
5. Dyrektor Instytutu, z inicjatywy Pełnomocnika, wprowadza niezbędne zmiany w Regulaminie w celu zapewnienia jego stosowania oraz skuteczności, a także zgodności z powszechnie obowiązującym
6. Dyrektor Instytutu, z inicjatywy Pełnomocnika prowadzi politykę informacyjną, której celem jest upowszechnienie wiedzy wśród pracowników o zasadach opisanych w Regulaminie oraz funkcjonowaniu instytucji w niej określonych.
7. Wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Instytutu zobowiązane są zapoznać się z Regulaminem i stosować Regulamin. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z Regulaminem stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.
8. Wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Instytutu są zobowiązane reagować na potencjalne Działania odwetowe wobec Sygnalisty, niezależnie od faktu, czy jest on ujawnionym, czy domniemanym autorem Zgłoszenia, w szczególności poprzez:
   1. podejmowanie działań na rzecz stosowania zasad współżycia społecznego w relacjach z innymi pracownikami, w tym traktowania wszystkich z poszanowaniem ich godności i innych dóbr osobistych oraz unikanie jakichkolwiek zachowań niepożądanych,
   2. podejmowanie prób rozwiązywania konfliktów, na możliwie najwcześniejszym etapie, poprzez osobistą rozmowę z drugą stroną konfliktu,
   3. reagowanie na obserwowane zachowania niepożądane poprzez wyrażenie sprzeciwu i przekazanie informacji o zaobserwowanych działaniach niepożądanych Pełnomocnikowi,
   4. odmowę współudziału lub wspierania działań, elementem których są zachowania niepożądane,
   5. uczestniczenie w szkoleniach o tematyce związanej z przeciwdziałaniem naruszeniom prawa,
   6. zachowanie bezwzględnej poufności w sytuacji uczestniczenia w jakimkolwiek charakterze w postępowaniu wyjaśniającym dotyczącym Zgłoszenia.
9. Regulaminu nie stosuje się do informacji objętych:
   1. przepisami o ochronie informacji niejawnych;
   2. tajemnicą związaną z wykonywaniem zawodów medycznych oraz prawniczych;
   3. tajemnicą narady sędziowskiej;
   4. postępowaniem karnym w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.
10. Dyrektor Instytutu powołuje Pełnomocnika do spraw Naruszeń.
11. Wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Instytutu, w sytuacji gdy wpłynie do nich Zgłoszenie, są zobowiązane przekazać to Zgłoszenie do Pełnomocnika.

§2 PEŁNOMOCNIK DO SPRAW NARUSZEŃ 

1. Pełnomocnik jest wyznaczany przez Dyrektora Instytutu na podstawie pisemnego upoważnienia, spośród osób, które charakteryzują się bezstronnością i mają nieposzlakowaną opinię w miejscu pracy oraz nie mają udzielonych kar porządkowych w okresie zatrudnienia w Instytucie.
2. Do zadań Pełnomocnika należy w szczególności:
   1. przyjmowanie i rozpatrywanie Zgłoszeń;
   2. podejmowanie lub rekomendowanie Działań następczych;
   3. sporządzenie i przekazanie Sygnaliście Informacji zwrotnej;
   4. monitorowanie działań prowadzonych w toku rozpatrywania Zgłoszenia oraz działań prowadzonych w wyniku rozstrzygnięcia Zgłoszenia;
   5. prowadzenie Rejestru Zgłoszeń;
   6. składanie Dyrektorowi Instytutu rocznego raportu z działalności – na koniec każdego roku kalendarzowego. Raport będzie zawierał w szczególności podsumowanie dokonanych Zgłoszeń i sposobu ich rozpatrzenia, dane statystyczne wspierające ocenę sytuacji w Instytucie w zakresie zgłaszania Naruszeń, a także rekomendacje określonych działań dotyczących przeciwdziałania Naruszeniom, jeżeli podjęcie takich działań będzie w ocenie Pełnomocnika uzasadnione;
   7. opracowywanie i aktualizowanie Czynników
3. Pełnomocnik zobowiązany jest do przeciwdziałania i reagowania na wszelkie zachowania niepożądane, przede wszystkim takie, które mogłyby być kierowane jako Działania odwetowe wobec Sygnalisty, w szczególności poprzez:
   1. Promowanie wysokich standardów etycznych oraz efektywnych metod rozwiązywania konfliktów i sporów;
   2. zwiększanie świadomości pracowników w zakresie możliwości reagowania na zachowania niepożądane;
   3. informowanie pracowników o prawach i obowiązkach wynikających z Regulaminu;
   4. pomaganie w identyfikowaniu nieprawidłowości w zarządzaniu, które mogą sprzyjać pojawianiu się zachowań niepożądanych;
   5. wspieranie pracowników w zakresie samodzielnego rozwiązywania konfliktów w miejscu pracy oraz skutecznego reagowania na zachowania niepożądane;
   6. wspieranie kadry kierowniczej w rozwiązywaniu konfliktów w zespole oraz reagowaniu na zachowania niepożądane;
   7. współpracę z Dyrektorem Instytutu oraz przełożonymi wszystkich szczebli w zakresie realizacji zadań wynikających z postanowień Regulaminu;
   8. proponowanie niezbędnych korekt, podnoszących efektywność procedur określonych w Regulaminie oraz ich adekwatność do aktualnych potrzeb pracodawcy i pracowników.
4. Pełnomocnik podlega wyłączeniu przez Dyrektora Instytutu z rozpoznawania danego Zgłoszenia w sytuacji, gdy:

• Zgłoszenie dotyczy jego osoby;
• jest osobą pozostająca z Sygnalistą lub z osobą/pracownikiem wskazanym w Zgłoszeniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub związaną z tytułu przysposobienia, opieki i kurateli albo osobą pozostającą wobec Sygnalisty lub osoby/pracownika wskazanego w Zgłoszeniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może budzić to uzasadnione wątpliwości, co do jej obiektywizmu lub bezstronności;
• ujawnią się uzasadnione podejrzenia o braku bezstronności lub niezależności Pełnomocnika;

5. W przypadku podejrzenia zaistnienia podstaw wyłączenia, o których mowa w ust. 4 powyżej, Pełnomocnik jest zobowiązany niezwłocznie poinformować o tym fakcie Dyrektora Instytutu i powstrzymać się od dalszych działań w związku ze złożonym Zgłoszeniem.
6. W przypadku wyłączenia Pełnomocnika, do rozpatrzenia Zgłoszenia Dyrektor Instytutu powołuje zespół składający się z 3 osób (jedna osoba z obszaru kadr, jedna osoba z obszaru prawnego i jedna osoba z innego obszaru działalności Instytutu).
7. Odwołanie Pełnomocnika z funkcji może nastąpić w każdym czasie, za wyjątkiem sytuacji, gdy rozpatrywane jest Zgłoszenie dotyczące Dyrektora Instytutu lub Zastępcy Dyrektora Instytutu. Pełnomocnika odwołuje Dyrektor Instytutu.

§3 SPOSOBY ZGŁASZANIA NARUSZEŃ. PRZYJMOWANIE ZGŁOSZEŃ 

1. W przypadku uzyskania wiedzy o zaistnieniu Naruszenia lub powzięcia uzasadnionego podejrzenia wystąpienia Naruszenia Sygnalista może dokonać Zgłoszenia Naruszenia, za pomocą wybranego Kanału Zgłoszeń:
   • elektronicznie za pośrednictwem poczty elektronicznej na dedykowany adres email: sygnaliści@ichp.lukasiewicz.gov.pl ;
   • ustnie poprzez osobisty kontakt z Pełnomocnikiem;
   • pisemnie poprzez wysłanie Zgłoszenia na adres: Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytut Chemii Przemysłowej, Rydygiera 8, 01-793 Warszawa, z dopiskiem „do rąk własnych Pełnomocnika ds. Naruszeń”;
   • telefonicznie, z wykorzystaniem danych kontaktowych: 453 056 340
2. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej: imię i nazwisko Sygnalisty, datę lub okres wystąpienia/podejrzenia wystąpienia Naruszenia, opis Naruszenia, a także adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej Sygnalisty do kontaktu. Przykładowy formularz Zgłoszenia stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.
3. Do przyjmowania Zgłoszeń Naruszeń uprawniony jest Pełnomocnik.
4. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą Sygnalisty w formie:
   • nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
   • kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez Pełnomocnika.
5. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez Pełnomocnika.
6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 2 oraz ust. 5, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.
7. Na wniosek Sygnalisty Zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku, za zgodą Sygnalisty, Zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
   • nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
   • protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez Pełnomocnika.
8. W przypadku, o którym mowa w ust. 7 pkt 2, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego
9. Instytut nie ma obowiązku rozpatrywania zgłoszenia Naruszenia dokonanego anonimowo i pozostawia je bez rozpoznania w trybie określonym Jeżeli jednak charakter i treść Zgłoszenia Naruszenia uzasadnia lub wymaga podjęcia jakichkolwiek wewnętrznych działań sprawdzających lub naprawczych, Instytut dołoży starań w celu przeprowadzania takich działań.
10. Naruszenie może być w każdym przypadku zgłoszone również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego, z pominięciem Regulaminu, z zastrzeżeniem ust. 12 poniżej. Informacje na temat dokonywania  Zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej zostały określone w załączniku nr 4 do
11. Zgłoszenia zewnętrzne określone w ust. 10 powyżej nie skutkują pozbawieniem Sygnalisty ochrony przewidzianej w Regulaminie i przepisach powszechnie obowiązującego prawa. W pierwszej kolejności, w przypadku podejrzenia Naruszenia rekomendowane jest skorzystanie z trybu zgłoszenia określonego w Regulaminie.
12. Do Zgłoszeń w przedmiocie naruszenia regulacji wewnętrznych Instytutu nie stosuje się przepisów Ustawy dotyczących Zgłoszeń zewnętrznych oraz Ujawnienia
13. Instytut zachęca do dokonywania wewnętrznych zgłoszeń Naruszeń, gdy Naruszeniu można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Instytutu, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko Działań W przypadku dokonania zgłoszenia Naruszenia w tym trybie, Dyrektor Instytutu, za pośrednictwem Pełnomocnika, nie tylko podejmie uzasadnione Działania następcze, ale również będzie miał możliwość zastosowania ogólnych środków mających na celu ograniczenie występowania Naruszeń dostosowanych do zgłoszonych typów Naruszeń. Ponadto, Dyrektor Instytutu, za pośrednictwem Pełnomocnika będzie prowadził proaktywne działania w celu udoskonalania Kanałów Zgłoszeń oraz podejmowanych działań w celu zapobiegania Naruszeniom.

§4 ROZPATRYWANIE ZGŁOSZEŃ 

1. Do rozpatrywania Zgłoszeń Naruszeń (w tym weryfikacji Zgłoszeń i dalszej komunikacji z Sygnalistą) i podejmowania Działań następczych upoważniony jest Pełnomocnik.
2. W ciągu 7 dni od dnia wpływu Zgłoszenia Pełnomocnik potwierdza Sygnaliście otrzymanie Zgłoszenia Naruszenia. W przypadku Zgłoszeń dokonanych bez podania w treści Zgłoszenia Naruszenia adresu do kontaktu Sygnalista nie otrzymuje potwierdzenia otrzymania Zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia dokonanego anonimowo, które zgodnie z § 3 ust. 9 Regulaminu nie podlega rozpatrzeniu, pełnomocnik wydaje postanowienie o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania. Jeżeli zgłoszenie dokonane anonimowo wpłynęło w sposób umożliwiający przekazanie pod adres anonimowego nadawcy informacji zwrotnej o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania, Pełnomocnik przekazuje tę informację w ciągu 7 dni od wpływu zgłoszenia anonimowego.
3. Po wpłynięciu Zgłoszenia Naruszenia niezwłocznie przeprowadza się postępowanie wyjaśniające.
4. Pełnomocnik zobowiązany jest w szczególności do:
   • rzetelności i bezstronności w zbieraniu informacji związanych ze Zgłoszeniem,
   • organizowania i przeprowadzania rozmów wyjaśniających,
   • protokołowania rozmów wyjaśniających,
   • zbierania dokumentacji związanej ze Zgłoszeniem oraz niezbędnej do prowadzenia postępowania,
   • podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, Działań następczych, w tym wypracowania stanowiska, zawierającego analizę zdarzeń, ocenę zasadności rozpatrywanego zgłoszenia oraz wnioski i rekomendacje dalszych działań,
   • przekazania Dyrektorowi Instytutu raportu zawierającego stanowisko Pełnomocnika/ wraz z uzasadnieniem, a także dodatkowo oprócz raportu ewentualnych dodatkowych wniosków i rekomendacji,
   • zachowania poufności wszelkich informacji uzyskanych w związku ze Zgłoszeniem.
5. Pełnomocnik może zaprosić do prac nad Zgłoszeniem (z głosem doradczym) doradców wewnętrznych lub zewnętrznych lub przedstawiciela zakładowej organizacji związkowej lub złożyć do tych podmiotów wniosek o wyrażenie opinii w kwestiach objętych postępowaniem wyjaśniającym. W/w osoby dopuszczone są do działania w ramach postępowania na podstawie pisemnego upoważnienia udzielonego przez Dyrektora Instytutu.
6. Pełnomocnik działa zgodnie z zasadami:
7. bezzwłocznego działania,
8. poufności,
9. obiektywności,
10. bezstronności,
11. niezależności,
12. ukierunkowania na wszechstronne wyjaśnienie stanu
13. Zadaniem Pełnomocnika jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, na które składają się Działania następcze. W przypadku, gdy postępowanie wyjaśniające potwierdzi zaistnienie Naruszenia, które może nosić znamiona przestępstwa, Pełnomocnik ma obowiązek rekomendować Dyrektorowi Instytutu rozważenie złożenia zawiadomienia o tym fakcie właściwym organom państwowym.
14. Prowadzona przez Pełnomocnika analiza zdarzeń może polegać w szczególności na wysłuchaniu Sygnalisty,  uczestników  lub  świadków  zdarzeń  opisywanych w Zgłoszeniu oraz na analizie dokumentacji np. wiadomości e-maili, sms-ów, pism, zdjęć itp., stanowiących dowody w sprawie Naruszenia.
15. Pełnomocnik prowadzi postępowanie wyjaśniające i rozpatruje Zgłoszenie w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia jego przyjęcia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia – w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od upływu 7 dnia od dnia dokonania Zgłoszenia.
16. Pełnomocnik może zwrócić się do Sygnalisty, dowolnego pracownika Instytutu lub innej osoby o złożenie wyjaśnień, związanych z przedmiotem Zgłoszenia. W takim przypadku osoby te zobowiązane są do zachowania poufności i złożenia oświadczenia zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do
17. W przypadku pracowników Instytutu, stawiennictwo na spotkaniu z Pełnomocnikiem/ jest obowiązkowe. Dopuszczalne jest również odbywanie spotkań z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość.
18. Pracownik Instytutu może usprawiedliwić swoje niestawiennictwo na spotkaniu z Pełnomocnikiem okresem niezdolności do pracy lub przebywaniem w tym czasie poza pracą (np. urlop wypoczynkowy, podróż służbowa, zaplanowane spotkanie służbowe). W takiej sytuacji Pełnomocnik ustala kolejny termin, w którym pracownik powinien stawić się na spotkaniu.
19. O terminie stawiennictwa Pełnomocnik zawiadamia Sygnalistę, pracownika Instytutu lub inną osobę wezwaną do złożenie wyjaśnień nie później niż 1 dzień roboczy przed planowanym terminem posiedzenia.
20. Pracownik jest zwolniony z obowiązków zawodowych na czas koniecznych czynności podejmowanych w ramach postępowania  prowadzonego  przez Pełnomocnika, z zachowaniem prawa do
21. Konfrontacja stron na spotkaniu z Pełnomocnikiem jest możliwa jedynie za zgodą obu stron.
22. z każdego posiedzenia sporządzany jest protokół.
23. Postępowanie wyjaśniające kończy się wydaniem raportu zawierającego analizę zdarzeń, ocenę zasadności Zgłoszenia oraz w osobnym dokumencie zestawieniem ewentualnych dodatkowych wniosków i rekomendacji dalszych działań, na podstawie których Dyrektor Instytutu podejmuje adekwatne rozstrzygnięcie. Rekomendacje zawierają opis dalszych działań, jakie powinny być podjęte, w celu przeciwdziałania Naruszeniu lub usunięcia jego skutków. Raport jest udostępniany Dyrektorowi Instytutu, a Dyrektor Instytutu może go udostępnić swoim Zastępcom w celu podjęcia odpowiednich działań mających na celu przeciwdziałanie Naruszeniom lub usunięcie ich skutków.
24. Pełnomocnik zobowiązany jest do przekazania Sygnaliście Informacji zwrotnej dotyczącej Zgłoszenia Naruszenia w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, o którym mowa w 2 – w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od upływu 7 dnia od dnia dokonania Zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał adresu na kontaktu, na który należy przekazać Informację zwrotną.
25. W przypadku braku możliwości podjęcia działań na poziomie wewnątrzzakładowym Pełnomocnik powinien powiadomić samodzielnie właściwy organ lub poinformować Sygnalistę o możliwości dokonania zgłoszenia indywidualnego tym trybem.
26. Dopuszcza się możliwość korzystania z elektronicznego obiegu dokumentacji związanej z działalnością Pełnomocnika. oraz kontaktu lub spotkań Pełnomocnika z osobami, o których mowa w 5, z użyciem środków komunikacji na odległość.
27. Obieg dokumentacji  między  Pełnomocnikiem  oraz  osobami  zaangażowanymi w postępowanie wyjaśniające odbywa się w szczególności za pośrednictwem poczty elektronicznej, z zachowaniem zasad poufności„

§5 OCHRONA POUFNOŚCI I DANYCH OSOBOWYCH 

1. Organizacja przyjmowania i rozpatrywania Zgłoszeń oraz podejmowania Działań następczych objęta jest obowiązkiem zachowania poufności co do wszelkich informacji ujawnionych w ich toku.
2. Treść Zgłoszenia Naruszenia oraz tożsamość Sygnalisty (w tym wszelkie informacje, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość Sygnalisty), osób, których dotyczy Zgłoszenie, osób pomagających w dokonaniu Zgłoszenia i osób powiązanych z Sygnalistą są objęte poufnością, co oznacza w szczególności, że nie są one udostępniane w Instytucie innym pracownikom (w szczególności przełożonym bezpośrednim lub wyższego szczebla), ani jakimkolwiek osobom nieupoważnionym.
3. Do zachowania  poufności  obowiązana  jest  każda  z  osób  uczestniczących w postępowaniu wyjaśniającym, o czym jest ona każdorazowo
4. Pełnomocnik, a także osoby, o których mowa w § 4 ust. 5 są zobowiązane do zachowania poufności oraz składają oświadczenie o zachowaniu poufności, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do Regulaminu.
5. Żaden z pracowników uczestniczących w postępowaniu prowadzonym przez Pełnomocnika nie jest uprawniony do ujawniania informacji o fakcie, miejscu, czasie i przebiegu spotkań organizowanych w ramach tych postępowań.
6. W zakresie prac Pełnomocnika, w tym obiegu dokumentacji i procedury wysłuchania stron i świadków postępowania mają zastosowanie przepisy RODO. Przetwarzanie danych osobowych przez Pełnomocnika oraz przez osoby, o których mowa w 4 ust. 5, odbywa się na podstawienie odrębnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, którego wzór stanowi załącznik nr 7 do Regulaminu.
7. Osoby dokonujące Zgłoszenia Naruszenia, pracownicy lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz Instytutu w ramach Regulaminu, a także osoby, których dotyczy Zgłoszenie, są informowane o przetwarzaniu ich danych osobowych w ramach przyjmowania Zgłoszeń oraz prowadzonych wstępnych lub wewnętrznych postępowań wyjaśniających zgodnie z 13 lub 14 RODO, za pośrednictwem klauzuli informacyjnej, przyjętej do stosowania w Instytucie. Wzór klauzuli informacyjnej aktualny na dzień przyjęcia Regulaminu stanowi załącznik nr 8 do Regulaminu. Pełnomocnik zobowiązany jest do poinformowania ww. osób, że ich dane przetwarzane są w procesie objętym klauzulą informacyjną, o której mowa w zdaniu pierwszym powyżej.
8. Pracownicy lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz Instytutu w ramach Regulaminu, po otrzymaniu zgłoszenia, mogą – w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia ewentualnych Działań następczych – przetwarzać dane Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są niezwłocznie usuwane (w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy).
9. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f) RODO nie stosuje się, chyba że Sygnalista nie miał uzasadnionych podstaw, by sądzić, że będące przedmiotem Zgłoszenia informacje są prawdziwe w momencie dokonywania Zgłoszenia i że informacje takie stanowią informację o naruszeniu prawa albo wyraził na ujawnienie swojej tożsamości wyraźną zgodę.
10. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g) RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że Sygnalista nie miał uzasadnionych podstaw, by sądzić, że będące przedmiotem Zgłoszenia informacje są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacje takie stanowią informację o naruszeniu prawa albo wyraził na takie przekazanie wyraźną zgodę.
11. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty. Powyższe nie ma zastosowania w przypadku, w którym ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających, postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy Zgłoszenie.

§6 ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH I ŚRODKI OCHRONY SYGNALISTÓW 

1. Sygnalista, który korzysta z instrumentów przewidzianych w Regulaminie oraz innych przepisach prawa, nie może spotkać się z odwetem lub negatywną oceną swojego zachowania ze strony Instytutu, w tym w szczególności przełożonych oraz innych pracowników. Dotyczy to także osób, które występują we wszelkich postępowaniach w charakterze świadka lub sygnalizują dostrzeżone nieprawidłowości lub udzielają wsparcia w tym zakresie innym pracownikom.
2. Sygnalista podlega ochronie przed Działaniami odwetowymi, od chwili dokonania Zgłoszenia, Zgłoszenia zewnętrznego lub Ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia, Zgłoszenia zewnętrznego lub Ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia, Zgłoszenia zewnętrznego lub Ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu
3. Za Działania odwetowe uważa się działania określone w Ustawie, w szczególności polegające na:
   • odmowie nawiązania stosunku pracy,
   • wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy,
   • niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
   • obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę,
   • wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu,
   • pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń,
   • przeniesieniu na niższe stanowisko pracy,
   • zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
   • przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty,
   • niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
   • negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy,
   • nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
   • przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu,
   • mobbingu,
   • dyskryminacji,
   • niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu,
   • wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
   • nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
   • działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,
   • spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu,
   • wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty
   • wypowiedzeniu, odstąpieniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia innego niż stosunek pracy stosunku prawnego umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży towarów lub świadczenia usług,
   • nałożeniu obowiązku bądź odmowie przyznania, ograniczeniu lub odebraniu uprawnienia, jeżeli praca lub usługa były, są lub mają być świadczone na podstawie stosunku prawnego innego niż stosunek pracy.
4. Za Działania odwetowe z powodu dokonania Zgłoszenia, Zgłoszenia zewnętrznego lub Ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3.
5. Na Instytucie spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w 3 i 4 nie jest Działaniem odwetowym.
6. Sygnalista, wobec  którego  dopuszczono  się  Działań  odwetowych  ma  prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane dla celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa GUS lub prawo do zadośćuczynienia.
7. Zakaz Działań odwetowych obejmuje zarówno ochronę osób dokonujących Zgłoszenia, jak i osób pomagających im  w dokonaniu Zgłoszenia oraz osób powiązanych z Sygnalistą.
8. Dokonanie Zgłoszenia, Zgłoszenia zewnętrznego lub Ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę, z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że Zgłoszenie, Zgłoszenie zewnętrzne lub Ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa.
9. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego Zgłoszenia, Zgłoszenia zewnętrznego lub Ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia od Sygnalisty, który dokonał takiego Zgłoszenia, Zgłoszenia zewnętrznego lub Ujawnienia publicznego.

§7 REJESTR ZGŁOSZEŃ 

1. Pełnomocnik prowadzi Rejestr zgłoszonych Naruszeń (dalej „Rejestr”), w którym opisywane są wszystkie przypadki dokonania wewnętrznych zgłoszeń o wystąpieniu lub możliwości wystąpienia Naruszenia, bez względu na późniejszy przebieg i wynik postępowania. Wpisu do Rejestru dokonuje się na podstawie Zgłoszeń.
2. Rejestr prowadzony jest w sposób zgodny z zasadami ochrony danych osobowych oraz z uwzględnieniem obowiązku zachowania poufności tożsamości Sygnalistów, sprawców oraz potencjalnych sprawców Naruszenia oraz osób, wobec których popełniono Naruszenie.
3. Rejestr zawiera:
   1. numer i datę Zgłoszenia Naruszenia (lub możliwości jego popełnienia),
   2. określenie przedmiotu/charakteru Naruszenia,
   3. dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
   4. adres do kontaktu Sygnalisty,
   5. informację o podjętych Działaniach następczych,
   6. datę zakończenia
4. Dostęp do rejestru zgłoszonych Naruszeń przysługuje wyłącznie Pełnomocnikowi.
5. Dostęp do Rejestru przysługuje także organom publicznym w związku z przeprowadzanymi czynnościami wynikającymi z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
6. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania następcze lub po zakończenia postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§8 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 

1. W uzasadnionych przypadkach Instytut może zapewnić Sygnaliście dodatkową pomoc, w tym opiekę medyczną i psychologiczną.
2. Każda osoba, której dotyczy Zgłoszenie ma prawo dochodzenia ochrony prawnej na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, niezależnie od Regulaminu, w tym skierowania sprawy na drogę sądową.
3. W zakresie nieokreślonym przepisami Ustawy oraz niniejszego Regulaminu stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy prawa oraz inne regulacje wewnętrzne
4. Regulamin został wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora Instytutu i wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania go do wiadomości pracownikom
5. Regulamin podlega dodatkowo publikacji na stronie internetowej Instytutu dostępnej pod adresem https://ichlukasiewicz.gov.pl

Regulamin zgłaszania naruszeń prawa_ZAŁĄCZNIKI

Formularz zgłoszenia naruszenia